湖南信息学院深入贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，精准把握新时代档案工作新内涵、新要求，着力在标准化、规范化、信息化上下功夫，改革和加强学校档案工作。目前，学校档案馆馆舍面积200平方米，设置14大门类实体档案， 馆藏6484余卷1090079件，数字化纸质档案631098余幅，在档案收集、征集、保管和利用方面充分发挥档案馆功能和作用，高质量服务学校发展和社会需求，先后两次荣获“湖南省档案工作先进集体”。

凸显标准，档案工作有品有质。一是夯实档案工作基础。学校积极落实省《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》， 明确常务副校长分管档案工作，把档案建设情况纳入各部门月度、 年度工作考核内容，纳入学校年度工作要点和工作任务清单，落实档案工作队伍年度专项经费补贴等，保障档案工作在学校工作中的地位作用。二是建强档案工作队伍。学校建立覆盖全校各部门、二级学院的档案工作队伍，档案工作专职岗位编制3人，立档部门32个，专(兼)职档案员50人，集中统一管理全校各类档案，已建成满足需求且较为稳定的专兼职队伍。三是优化档案工作条件。学校每年安排专项经费，持续提质档案工作条件。档案 馆馆藏室由起初80平米增加到200平米，专项档案资料室由以往50平米增加到180平米，全部立档单位根据需要建设资料室（柜）； 更新升级资料密集架、资料架（柜）的品质和功能。全面优化办公设备，同步提高防盗、防火、防潮物防和技防设备。新档案馆建设已列入学校“十四五”校园建设规划，并即将报建开工。

加强规范，档案建设从严从实。一是强业务“有招可循”。 建立档案工作调研制度，常年以走访座谈、查阅资料、现场查看、 线上监测、专项检查等方式了解立档部门档案工作情况，征询问题和建议。构建常态化重点档案建设业务机制，每年3-5月份整理归档上年度资料，4月份调研档案制度，5-7月份修订档案制度， 并重点指导完成毕业生档案建设，9月份开展档案建设推进检查，10-11月份完善纸质档案数字化建设，12月份组织档案移交和上架，实现建档立档归档流程化。二是严培训“有据可考”。做优学校档案工作机制，坚持每年两期档案业务培训，校领导、部门、 二级学院负责人、档案员集中培训学习。连续5年来，档案工作与津贴福利、职务调整、部门、二级学院年终评优挂钩，部门、二级学院负责人年终述职必述档案工作。三是建制度“有章可依”。在学校档案工作管理条例和业务规范制度基础上，创新建设专项档案管理办法、纸质档案数字化管理办法等制度。坚持服务师生、服务教育教学，持续细化学业考试试卷保管办法，毕业论文(设计)整理办法、毕业生档案管理办法等，档案工作基本实现规范化和制度化。

 融合信息，档案利用提档提速。一是同步推进档案资料纸质化与数字化。电子档案收集与纸质档案同步管理，持续优化电子档案管理流程，对电子文档格式转换、数据收集、归档数据包组织、存储等关键环节制定统一标准和规范，并全程监督工作过程和检查验收工作结果，做到电子文档从形成到归档到利用全过程 可控可追溯，先后完成馆藏纸质档案数字化折合631098页、实物档案236件、基建档案录入计量92659条，完成馆藏档案数字化存储和备份，极大方便师生在线查阅和依规下载档案资料，实现 “让数据多跑路，让学生少跑腿”。二是全面加快档案信息化建设。依据《中华人民共和国档案法》，将学校档案工作信息化建设纳入智慧校园建设，2010 年作出档案工作“纸质化-电子化-信 息化”三步走建设部署，2020年完成档案信息系统搭建和运用， 2021年档案信息系统与学校大数据平台对接融合，并接入学校智慧校园“一站式服务平台”，实现信息互联共享，学校档案工作全面进入高质量智慧服务建设阶段。三是充分挖掘资源服务学校发展。全面强化档案馆的人文属性、历史属性和公共服务属性， 加强对学校文书、教学、科研、建设工程等项目和照片、音像、 人物、实物等各类档案及涉密档案的收集管理与使用，在“校友回湘”和学校大思政课建设等工作中，系统梳理和遴选、展示优 秀校友在校学习期间的有关资料6000 余人次，各类实物档案1000 余件，服务师生需求，温暖感动校友，为学校高质量内涵式发展贡献档案工作力量。